При передаче ключей от склада, квартиры, любого другого помещения необходимо оформить сопроводительные бумаги. Они являются обязательными и включают некоторые тонкости составления. Это во многом позволит предотвратить в дальнейшем недопонимание и позволит определить ход судебных тяжб.
Действующее законодательство не регламентирует строгие правила составления акта приема-передачи ключей, однако в его структуре должны быть некоторые обязательные пункты.
Основные понятия
По сути, такой акт является документальным подтверждением совершения какого-либо действия, в данном случае письменным подтверждением факта. При этом бумага включает перечисление основных шагов самой процедуры, в результате чего объект переходит от одного владельца к другому.
Зачастую такая процедура происходит при предварительной договоренности, и передача имущественной собственности, в данном случае ключей регулируется Гражданским Кодексом РФ.
Зачем нужен акт приема-передачи?
Это не просто бюрократический документ, акт приема выполняет сразу ряд значимых функций:
- Описывает неполадки комнаты, здания, которые возможно были обнаружены.
- Включает перечень и описание всего оборудования и техники, ценностей внутри комнаты, от которого передаются ценности, на момент проведения процедуры.
- Определяет оценочную характеристику стояния, на момент совершения сделки.
- Дает возможность официально подавать претензии в судебном порядке, при невыполнении каких-либо договоренностей.
Кто составляет документ?
Доверить составление бумаг такого рода можно любой из сторон. Этот вопрос оговаривается заранее, итог определяется на добровольной основе. В таком вопросе очень важно, чтобы обе стороны свершения сделки проверили правильность оформления, включение всех интересующих пунктов. Каждая сторона должна подтвердить, что не имеет претензий к комнате, составлению данных бумаг и самому мероприятию.
Процедура передачи
Несмотря на отсутствие законодательных правил оформления бумаги, ключи важнейшая составляющая оформления отношений, они подтверждают возможность будущего владельца официально иметь доступ к тому или иному помещению.
В разделе процедуры описываются все весомые характеристики сделки, причины передачи, а также:
- Присутствующие свидетели, которые подписями смогут засвидетельствовать осуществление данного мероприятия.
- Причины, по которым передаются ключb, например, отстранение от занимаемой должности на производстве, полное увольнение, купля-продажа имущества, сдача в аренду бытового или складского здания.
- Также, несмотря на причины, указывается количество дубликатов ключей и лица, у которых они хранятся, если таковые имеются. Это в основном касается сдачи квартиры в аренду и продажа недвижимости.
Содержание акта
Документ, сопровождающий подобную сделку, обязан включать следующее:
- Наименование документа, характеризующее принцип соглашения;
- Место составления, проведения и дату;
- Лицо, которое ответственно за формирование самой бумаги;
- Личные, паспортные данные о присутствующих свидетелях и лицах представителях обеих сторон, которые сдают и принимают ключи;
- Название и описание комнаты, от которой ключи (наименование самого здания на предприятии, в доме);
- Реквизиты помещения, ИНН доверенных лиц (если таковые имеются);
- Подписи сторон, участвующих в сделке, которые являются согласием на то, что процедура прошла без проблем.
В документ обязательно должны быть включены следующие пункты:
- Отсутствующие ключи (если это было вовремя замечено).
- Недочеты в процедуре или недостатки здания.
Все необходимые дополнения совершаемой сделки можно оформить сопроводительным приложением.
Чтобы точно составить документ нужно воспользоваться услугами сотрудника, владеющего основами делопроизводства, или юриста.
Обязательные условия
Акт составляется, как отдельный документ или в виде приложения к части договора аренды или купли-продажи помещения, любого другого, регламентирующего передачу собственности.
Но, в случае если процедура передачи касается материальных ценностей внутри фирмы, компании, в обязательном порядке включают в бумагу сведения о передаче материальных ценностей.
Если процедура происходит внутри предприятия, производственной площадки и относится к какому-либо зданию, необходимо указывать номер ключа и номер помещения, которые соответственно, должны совпадать. Это позволит убедиться в том, что ключи от всех комнат переданы и соответствуют своим номерам.
Документ прописывается в свободной форме, но должен придерживаться делового стиля написания.
Если сделка оформляется на прием нежилого помещения, необходимо включить в сопроводительную бумагу следующие пункты:
- Стены, пол, потолок, которые выступают в роли границ помещения;
- Связь с недвижимым имуществом, что прописано в действующем законодательстве.
- Входит в состав какого-либо здания, и на каких условиях, есть ли возможность его передвинуть.
- Привязан ли объект к физическому и юридическому адресу.
- Может ли использоваться в производственных целях.
- Отсутствие проживающих граждан на постоянной основе.
В соответствии с законом, если это жилое помещении, требуется уточнить характеристики санитарно-гигиенического состояния и технических норм.
Компьютерные технологии являются неотъемлемой часть жизни современного человека, поэтому сегодня не редкость ведение переговоров и документов через сеть интернет. В таком случае становятся актуальными электронные подписи.
Подписание документов по интернету достаточно удобно и быстро, особенно для тех, кто формирует подобные отчеты в больших количествах. Ведь на отправку и получение оригиналов зачастую уходит много времени. Чтобы документы считались оригиналами и имели юридическую силу, ставится электронная подпись.
